GİRİŞ
Yönetim kurulu anonim şirketin yönetim ve temsil organı niteliğindedir. Anonim Şirket Yönetim Kurulu bu yönetim ve temsil görevlerini yerine getirmek için kurul olarak çalışır ve karar almak için toplantılar yapar.[1] Bu bağlamda anonim şirket yönetim kurulu toplantıları için öncelikle kanunda veya esas sözleşmede öngörülen usulde çağrı yapılır, yine kanunda veya esas sözleşmede belirlenen toplantı yeter sayılarına gore toplantı yapılır, gündemdeki konular müzakere edilerek kanunda veya sözleşmede öngörülen karar yeter sayılarına uyularak karar alınır, müzakere edilerek alınan kararlar yazılı hale getirilir, imzalanır ve en son karar defterine geçirilir.
Kural bu toplantının Türk Ticaret Kanunu’nun 390. Maddesinde belirtildiği gibi fiilen yapılması olsa da, Türk Ticaret Kanunu madde 1527 ve 1528’de düzenlendiği gibi yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması da mümkündür. Özellikle teknolojik imkanların artması ve içinde bulunduğumuz Covid-19 pandemi döneminin tüm alanlardaki fiili toplantıları imkansız hale getirmesi veya zorlaştırması nedeniyle elektronik ortamdaki toplantılar önem kazanmıştır.
Ayrıca TTK’nin 1527. Maddesinin gerekçesinde[2] de değinildiği gibi yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesinin özellikle yabancı sermayeli şirketlerde önemli bir sorunu ortadan kaldıracağı? Çözeceği? açıktır. Zira yönetim kurulu üyelerinin yurt dışında yaşayan üyeler olması halinde toplantıların fiziki bir biçimde yapılması zor bir hal almaktadır.[3]
İLGİLİ MEVZUAT VE ESASLAR
Türk Ticaret Kanunu’nun 1527 ve 1528’inci maddeleri ile genel çerçevesi çizilen “elektronik ortamda yönetim kurulu” toplantılarına ilişkin esaslar, 29.08.2012 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ ile hüküm altına alınmıştır.
Bu kapsamda, Kanun ve Tebliğ ile; elektronik ortamda yapılacak yönetim kurulu toplantılarının şekli, ilanı, toplantı ve karar nisapları, konuya ilişkin esas sözleşmede bulunması gereken hususlar gibi birçok konuda düzenleme yapıldığı görülmektedir. Bu düzenlemelere uyulmaması durumunda yönetim kurulu kararlarının iptale konu olabileceği de gözden kaçırılmamalıdır.
Ana sözleşmede düzenleme yükümlülüğü
Öncelikle, Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesinin 1.fıkrası elektronik ortamda yapılacak yönetim kuruluyla ilgili olarak;
“Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Bu hâllerde Kanunda veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır.” hükmünü içermektedir.
Madde hükmünden de görülebileceği gibi yönetim kurulu toplantısının hem elektronik ortamda yapılabilmesi hem de elektronik ortamda oy verilebilmesi için bu hususun esas sözleşmede düzenlenmiş olması gerekmektedir. Esas sözleşmede yönetim kurulunun elektronik ortamda toplanabileceğine ve elektronik ortamda oy kullanılabilmesine ilişkin hüküm bulunması koşulu gerçekleştikten sonra yönetim kurulu üyesinin toplantıya elektronik ortamda katılma hakkı şirket esas sözleşmesinden kaynaklandığından, yönetim kurulu üyesinin elektronik ortamda toplantıya katılması için yönetim kurulu başkanın iznine gerek bulunmamaktadır, üyenin toplantıya elektronik ortamda katılacağını başkana bildirmesi yeterli olacaktır.[4]
Ancak toplantıya katılım bildirimi için şirket sözleşmesinde hüküm bulunmaması halinde Tebliğ’in 9. Maddesinde açıklandığı üzere toplantıya katılma hakkı bulunan yönetim kurulu üyesi , şirketin internet hazır bulundurulacak olan elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini, toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin KEP hesabına iletmelidir.
Elektronik ortamda yönetim kurulu yapılması için esas sözleşmede buna ilişkin bir düzenleme bulunması gerekliliğiyle ilgili olarak Tebliğin 6. Maddesi de dikkate alınmalıdır.
Söz konusu hüküm uyarınca “Şirketin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkan tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.” hükmünün yönetim kurulu toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak anonim şirketlerinin esas sözleşmesinde bulunması zorunludur.
Her ne kadar kanunda da ilgili tebliğde de elektronik ortamda toplantı yapılabilmesi için esas sözleşmede hüküm bulunması zorunluluğu getirilse de Ticaret Bakanlığı’nın mevcut Covid-19 salgını nedeniyle yaptığı 20 Mart 2020 tarihli duyurusu[5] ile esas sözleşmede buna ilişkin bir hüküm olmasa da toplantının elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesine imkan tanınmış ve elektronik ortamda kurul gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilebileceği belirtilmiştir.
Oy kullanma
Elektronik ortamda yönetim kurulu üyelerinin oy kullanabilmesinin diğer şartları ise TTK madde 1527 fıkra 3’te belirtildiği gibi şirketin elektronik ortamda oy kullanabilmeye özgülenmiş bir internet sitesinin bulunması, şirket ortağının bu yönde bir istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının toplantıya etkin katılım için elverişliğinin teknik bir rapor aracılığıyla tespit edilmesi, bu teknik raporun tescil ve ilan edilmesi ve son olarak oy kullanan yönetim kurulu üyelerinin kimliklerinin saklanmasıdır.
Şirket yönetimin bu konudaki yükümlülükleri konusunda ise 1527. Maddenin 4. Fıkrası ve Tebliğin 11. Maddesi dikkate alınmalıdır. Bu hükümlere göre şirket yönetimi elektronik yolla oy kullanma için bütün şartları gerçekleştirmek, ortağa gerekli bütün araçları sağlamak, Elektronik Toplantı Sisteminin Tebliğ ve Kanun hükümlerine uygunluğunu Tebliğin 14 üncü maddesine uygun olarak tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek, Tebliğ ve Kanun hükümlerine uygun olarak Elektronik Toplantı Sistemine ilişkin kullanım koşullarını internet sitesinde yayımlamak, yaşanabilecek sorunlara ilişkin uygun önlemler almak, Elektronik Toplantı Sistemini kendi kurduğu veya hizmet alımı yaptığı her iki durumda da tescili gerekli olan kararları MERSİS’e aktarmak ve Elektronik Toplantı Sisteminde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür.
Toplantının idaresi
Toplantının idaresi hususunda ise sözkonusu Tebliğin 10. Maddesi gözönüne alınmalıdır. Bu düzenlemeye göre Elektronik Toplantı Sistemi toplantı çağrısında belirtilen gün ve saatten bir saat önce erişime açılmalı, toplantıya katılacaklar güvenli elektronik imzayla sisteme giriş yapmalıdır, toplantıda gündeme ilişkin görüşler yazılı ve sesli olarak iletilmelidir, oylama elektronik toplantı sistemi üzerinde yapılmalı ve varsa muhalefet beyanları başkan tarafından tutanağa veya karara eklenmelidir. Ve yine Tebliğ uyarınca toplantıyı yönetmekle yükümlü olan kişi Elektronik Toplantı Sisteminin Tebliğ hükümlerine uygun olarak işletildiğini gözetmekle yükümlüdür.
Görüldüğü üzere, yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasıyla ilgili birçok açıklayıcı düzenleme bulunmaktadır ancak yine de bu konuda deneyimli avukatlardan hukuki destek almakta fayda olacaktır.
[1] ŞENER, Oruç Hami, Teorik ve Uygulamalı Ortaklıklar Hukuku
[2] TTK 1527. Madde Gerekçesi : “Anonim şirketlerde yönetim kurulu toplantılarının on-line olarak yapılabilmesi, özellikle yabancı sermayeli şirketlerde önemli bir sorunu çözümleyecektir. Zira, üyelerinin bir kısmı hatta tamamı yurtdışında yerleşik yabancılardan oluşan yönetim kurullarının toplantılarının fizikî olarak yapılması önemli güçlükler arzetmekte, kararların 6762 sayılı Kanunun 330 uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre alınması ise çoğu kez arzu edilen düzeyde müzakereye olanak tanımamaktadır.”
[3] GÜRPINAR, Bünyamin, ANONİM ŞİRKET YÖNETİM KURULU TOPLANTILARININ ŞEKLİ VE ELEKTRONİK TOPLANTI SİSTEMİ
[4] TEKİNALP, Ortaklıklar ve Tek Kişi, s. 147
[5] https://icticaret.ticaret.gov.tr/haberler/sirketlerin-genel-kurul-toplantilarina-iliskin-aciklama